Tout savoir pour bien remplir sa note de frais

Bonjour à tous,

Vous trouverez sur cette page la dernière version du formulaire de note de frais en téléchargement :

• une version PDF ici, avec la table analytique : note_de_frais_+_table_analytique
• et une version Libre office Calc / Excel remplissable là : note_de_frais_version_2021_remplissable

… et pour tout savoir afin de bien remplir votre note de frais, voici la procédure en vigueur !

La comptabilité du Mouvement est régulièrement contrôlée par le commissaire aux comptes en vue de la certification des comptes annuels ; elle est aussi tenue à disposition lors des contrôles par d’autres organismes officiels, comme les services fiscaux, l’Urssaf… Les notes de frais sont des pièces comptables, nous devons donc être exigeants et assurer le respect de différentes règles.

Règles importantes

• Un imprimé de note de frais est valable pour une seule personne (ne pas cumuler mari et femme dans le même imprimé) ;
• Remplir sa note en bleu ou noir (ne pas utiliser le rouge ou crayon à papier) ;
• Renseigner obligatoirement vos coordonnées et tous les éléments en gras ;
• Joindre obligatoirement les originaux des justificatifs liés aux dépenses (ne sont pas acceptés les bons de commandes, les devis, les reçus de carte bancaire et les bons de livraisons) ;
• Ne pas agrafer les tickets sur le formulaire Note de Frais, mais utiliser un trombone, les comptables se chargent de ce travail après pointage ;
• Pour les trajets avec un véhicule personnel, il n’est désormais plus nécessaire de joindre un tableau de bord ; les lieux de départ et d’arrivée et le nombre de kilomètres parcourus sont à renseigner directement sur la note de frais ;
• Pour les trajets avec un véhicule appartenant à l’association (carte grise domiciliée au siège), il n’est plus davantage nécessaire de joindre un tableau de bord pour se faire rembourser les frais d’essence et / ou de péage. En revanche, un carnet de bord présent dans chaque véhicule appartenant à l’association doit être complété à chaque déplacement ;
• Les dépenses de restauration et d’hébergement ne sont pas remboursées dans le cadre du Mouvement sauf accord écrit préalable. Pour les remboursements de restauration dans le cadre d’un « repas de travail », noter les noms des participants au repas et des entreprises ou organismes qu’ils représentent ainsi que l’objet du repas ;
• Les dépenses d’alimentation sont remboursées sous réserve de leur caractère approprié et d’un motif raisonnable ; préciser si une participation aux frais a été demandée ;
• Les notes de frais doivent être datées et signées (par le demandeur et par un responsable validant la dépense) ;
• Faire parvenir vos notes de frais régulièrement sans attendre la fin de l’année ;
• Si plusieurs notes de frais par mois sont nécessaires, les identifier en appelant « mois de XXM1 », puis « XXM2″…
• Une attention particulière pour la clôture : les notes de frais doivent être parvenues à la comptabilité au plus tard le 31 janvier N+1 pour les frais concernant l’année N.

Explications sur les rubriques d’une note de frais

Equipe / projet de rattachement : il s’agit de l’équipe ou du projet pour lequel vous engagez les dépenses (si vous engagez des dépenses pour deux équipes différentes faire deux notes de frais différentes).

Nature et motif de la dépense : Indiquer la nature et le motif des dépenses engagées

• En cas d’achat de billets de transport, donnez les raisons pour lesquelles le voyage a été effectué et pas seulement les lieux de départ et d’arrivée ;
• Si vous allez chercher / emmenez des personnes à l’aéroport, notez leurs noms et prénoms ;
• Être très précis concernant les dépenses de restauration et d’alimentation (possibilité d’écrire sur plusieurs lignes).
• Nombre de Kms : Nombre de kilomètres effectués si vous avez utilisé votre véhicule personnel.

Frais de transport :

• Noter dans cette case :
  • Le coût du billet de train 2ème classe / métro / tram / bus / avion classe éco / fusée ;
  • ou le coût du trajet en covoiturage en joignant le justificatif original ;
  • ou le coût lié à l’utilisation d’un véhicule personnel selon le barème suivant couvrant forfaitairement les frais d’entretien du véhicule et de carburant :
    • 0,35 € par kilomètre réalisé ;
    • en cas d’utilisation d’un véhicule de 7 places ou plus transportant au moins 5 personnes : 0,39 € par kilomètre réalisé ;
  • ou les éventuels frais de péage liés à un trajet en voiture.

Attention : d’éventuels frais de carburant ne peuvent être remboursés au réel que suite à des trajets réalisés avec un véhicule appartenant à l’association. Le montant est alors à inscrire dans la colonne « Autres frais ».

Lorsqu’un trajet réalisé en voiture aurait également pu être effectué en transport en commun, les frais kilométriques sont remboursés dans la limite du coût total des billets de transport en classe économique pour l’ensemble des passagers de la voiture, calculé au regard des tarifs en vigueur à la date du trajet.

• Cas particuliers :
  • Pour les billets de trains pris en format E-billet, il faut joindre les justificatifs de voyage à imprimer après le voyage depuis le site de la SNCF à l’aide de la référence du billet et du nom associé. Attention : passé un délai de trois mois les justificatifs ne sont plus disponibles ! Pour cela, se connecter sur www.voyages-sncf.com, rubrique trains / gérer mes commandes, entrer le numéro de réservation et le nom de famille (le numéro de train et la date de départ si nécessaire) et choisir justificatif de voyage en milieu ou fin de page.
  • Pour les billets d’avions, il faut joindre la facture de la compagnie ou de l’agence (confirmation de commande non valable) ainsi que la carte d’embarquement.
  • Pour les transports en commun urbains, en cas d’achat de carnets de tickets dans le cadre de trajets récurrents, il est désormais recommandé de ne plus joindre tous les tickets utilisés mais uniquement le justificatif d’achat du carnet (et non le reçu de carte bancaire !) mentionnant clairement de quoi il s’agit (ex. : 10 tickets T+ ou TCL ou 10 tickets Paris-Noisy-le-Grand…) et d’indiquer dans la colonne « Nature et motif de la dépense » la période concernée pour ces trajets.

Numéro du justificatif : identifier vos justificatifs par une lettre ou un chiffre

Sous-Totaux : total de chaque catégorie de dépenses

Total général : le total des sous-totaux de chaque catégorie de dépenses, il correspond au montant à rembourser.

Le cadre à droite est réservé à la comptabilité.

Pour ne pas retarder les notes de frais qui sont conformes, celles qui ne remplissent pas toutes les conditions requises sont remboursées dans un second temps. Le cas échéant, elles sont retournées à l’expéditeur pour régularisation.

Une question ? Une remarque ? Ecrivez-nous à l’adresse administration(at)atd-quartmonde.org !